Regulamin rekrutacji Wystawców na GREEN POWER – Międzynarodowe Targi Energii Odnawialnej
w ramach działania Małopolska na targach innowacji
Pełna nazwa targów: GREEN POWER – Międzynarodowe Targi Energii Odnawialnej
Lokalizacja: Międzynarodowe Targi Poznańskie sp. z o. o., ul. Głogowska 14, 60-734 Poznań
Termin: 21-23.10.2020 r.
Wykonawca wydarzenia i odpowiedzialny za rekrutację: GMSynergy sp. z o.o. sp. komandytowa zwana dalej „Wykonawcą”
Realizator projektu „Innowacyjna Małopolska” i organizator wydarzenia: Województwo Małopolskie, Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego, Departament Nadzoru Właścicielskiego i Gospodarki, zwany w Regulaminie „Realizatorem”
Celem niniejszego regulaminu jest określenie zasad udzielenia mikro-, małym i średnim przedsiębiorstwom z Małopolski wsparcia w formie zapewnienia uczestnictwa w wydarzeniu targowym pn. GREEN POWER – Międzynarodowe Targi Energii Odnawialnej w ramach działania pn. „Małopolska na targach innowacji” realizowanego w ramach projektu „Innowacyjna Małopolska”, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Działanie 3.3. RPO WM 2014-2020.
I. ADRESACI WSPARCIA – WYSTAWCY
- Wsparciem zostaną objęte innowacyjne przedsiębiorstwa z sektora mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw, mające siedzibę na terenie Województwa Małopolskiego, wpisujące się branżowo w profil wydarzenia targowego oraz małopolskiej inteligentnej specjalizacji: „elektrotechnika i przemysł maszynowy”.
- Liczba przedsiębiorstw, które uzyskają wsparcie: 15
- Udzielenie wsparcia będzie równoznaczne z udzieleniem pomocy publicznej w formie pomocy de minimis.
- Pomoc de minimis dotyczyć będzie: najmu powierzchni, organizacji, wyposażenia przestrzeni targowej i jej obsługi technicznej, w tym przygotowania projektu graficznego zabudowy targowej oraz organizacji spotkań matchmakingowych i pozostałych działań takich jak: obiad dla wystawców, a jej wartość zostanie pomniejszona o wkład własny wystawcy.
- Wkład własny wystawcy wyniesie 486,19 zł (słownie: czterysta osiemdziesiąt sześć złotych 19/100), co stanowi 10% kosztów najmu powierzchni targowej oraz organizacji, wyposażenia stoiska targowego i jego obsługi technicznej.
- Wystawca otrzyma zaświadczenie o udzielonej pomocy de minimis. Momentem udzielenia pomocy jest pierwszy dzień wydarzenia, tj. 21 października 2020 roku.
- Rozpoczęcie udziału wystawcy w projekcie liczone jest od dnia jego zakwalifikowania do grona wystawców.
II. PROCES REKRUTACJI I WYBORU WYSTAWCÓW - Rekrutacja przedsiębiorców ma charakter otwarty, tzn. każdy przedsiębiorca spełniający kryteria formalne ma szanse zostać wystawcą.
- Działania rekrutacyjne prowadzi i w pełni za nie odpowiada wybrany w postępowaniu przetargowym Wykonawca – GMSynergy sp. z o.o. sp. komandytowa.
- Potencjalny wystawca jest zobowiązany złożyć w wersji papierowej: wypełnioną i podpisaną ankietę uczestnictwa (Załącznik nr 1), oświadczenie dotyczące pomocy de minimis (Załącznik nr 3), informację dla Wystawców (Załącznik nr 4). Potencjalny wystawca zobowiązany jest także złożyć aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub wydruk informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców pobrany na podstawie art. 4 ust. 4aa ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym/aktualne zaświadczenie o wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub wydruk z Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej.
- Potencjalny wystawca zobowiązany jest w imieniu Administratora danych osobowych – Województwa Małopolskiego z siedzibą w Krakowie, ul. Basztowa 22, 31-156 Kraków do uzyskania oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych wraz z klauzulą informacyjną względem osoby wskazanej w pkt I.6. Ankiety uczestnictwa (Dane podstawowe – ocena formalna) stanowiącej Załącznik nr 1.
- Dokumenty wymienione w ppkt. 3 i 4 należy dostarczyć w wersji elektronicznej do dnia 23.09.2020 r. na adres e-mail: info@gmsynergy.com.pl, Przedsiębiorcy zakwalifikowani do grona wystawców zobligowani są do ich przesłania w wersji papierowej do dnia 02.10. 2020 r. na adres: GMSynergy sp. z o.o. sp. komandytowa, ul. Tuszyńska 67, 95-030 Rzgów, tel. +48 42 639 80 99, kom. 605149422, 605040104, fax. +48 42 639 71 58.
- Wszystkie dokumenty wymienione w ppkt 3, 4 i 7 muszą zostać w całości wypełnione, podpisane (załącznik nr: 1, 1a, 2, 3, 4,) i dostarczone w komplecie (wraz z aktualnym odpisem z Krajowego Rejestru Sądowego lub wydrukiem informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców pobrany na podstawie art. 4 ust. 4aa ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym/aktualnym zaświadczeniem o wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub wydrukiem z Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej), w wersji papierowej. Niedostarczenie lub dostarczenie niekompletnych dokumentów rekrutacyjnych skutkować będzie odrzuceniem ankiety uczestnictwa na etapie oceny formalnej. Dokumenty z brakami formalnymi zostaną zniszczone.
- Dokumenty wymienione w ppkt 3 i 4 będą służyły do oceny formalnej i merytorycznej zgłoszenia. Spośród wszystkich dostarczonych zgłoszeń, wystawcami zostanie 15 przedsiębiorców, którzy spełnią warunki formalne oraz zdobędą największą liczbę punktów na podstawie kryteriów wymienionych w Załączniku nr 1. Przedsiębiorcy, którzy zostaną wybrani na wystawców, będą zobowiązani do niezwłocznego wypełnienia Formularza informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis (Załącznik nr 2) oraz podpisania Klauzuli informacyjnej (Załącznik nr 1a)1 i przekazaniu ich na adres wskazany w ppkt 5 do dnia 25.09.2020 r. W przypadku gdy z nadesłanej dokumentacji wynikać będzie przekroczenie limitu pomocy de minimis przez podmiot ubiegający się o miejsce wystawiennicze i zakwalifikowanego jako potencjalny wystawca, jego aplikacja zostanie odrzucona,
1 Nie dotyczy osób prawnych.
a na jego miejsce zaproszony zostanie kolejny podmiot z najwyższą liczbą przyznanych, w ocenie, punktów. - Alfabetyczna lista wybranych wystawców zostanie zamieszczona na stronie internetowej www.innowacyjna.malopolska.pl w terminie do dnia 25.09.2020 r. Ponadto informacja wynikach rekrutacji zostanie przekazana drogą mailową na adres podany w Załączniku nr 1.
- W przypadku wielu zgłoszeń przewiduje się utworzenie listy rezerwowej wystawców.
- Wykonawca zastrzega sobie prawo wydłużenia terminu rekrutacji z przyczyn od niego niezależnych.
- Proces rekrutacji uwzględnia zasadę równości szans, w tym równości płci w taki sposób, że wystawcy zainteresowani udziałem w projekcie mogą wziąć w nim udział bez względu na wiek, płeć i posiadane doświadczenie zawodowe. Oceny merytorycznej nadesłanych dokumentów aplikacyjnych dokonają przedstawiciele Realizatora.
III. ŚWIADCZENIA NA RZECZ WYSTAWCÓW - Przygotowanie i wyposażenie spójnej przestrzeni wystawienniczej o jednorodnym charakterze, identyfikowalnej z Województwem Małopolskim, o wielkości 181 m2, na którą będą składały się:
a) stoiska dla wystawców – min. 8 m2 dla każdego wystawcy z następującym wyposażeniem: stolik, trzy krzesła, zamykana szafka, lada, żywa roślina doniczkowa, wieszak na ubrania, oświetlenie, trzy gniazdka elektryczne; każde stoisko oznaczone nazwą, logotypem oraz dodatkowo stojącą informacją o wystawcy w formacie A4,
b) stoisko dla Województwa Małopolskiego,
c) przestrzeń na organizację spotkań matchmakingowych,
d) zaplecze i przestrzeń techniczna. - Dostęp do bezpłatnego Internetu dla każdego wystawcy.
- Catering (woda butelkowana oraz lunch).
- Sprzątanie przed wydarzeniem, w trakcie i po jego zakończeniu.
- Wpis do katalogu targowego organizatora wydarzenia targowego.
- Obsługa techniczna całej przestrzeni targowej przez cały czas trwania wydarzenia (drobne montaże, poprawki, usuwanie awarii i problemów, itp.).
- Inne świadczenia zapewniane wszystkim wystawcom GREEN POWER – Międzynarodowe Targi Energii Odnawialnej
- Każdy wystawca będzie mieć możliwość zamontowania i prezentacji elementów innych niż określone w ppkt 1 lit. a), o ile ich prezentacja będzie zgodna z regulaminem targów, a wielkość dostosowana do dostępnej powierzchni; elementy takie zainteresowani wystawcy dostarczą na miejsce wydarzenia.
- Wystawcy, dla których wyposażenie stoiska, o którym mowa w ppkt 1 lit. a), jest niewystarczające, mają możliwość, na podstawie indywidualnych ustaleń z Wykonawcą, doposażyć stoisko o potrzebne elementy lub media (np. dodatkowy pobór prądu, dostarczenie wody), o ile takie możliwości techniczne przewidział organizator GREEN POWER – Międzynarodowe Targi Energii Odnawialnej.
- Wykonawca ani Realizator nie ponoszą odpowiedzialności za zniszczenie lub zaginięcie rzeczy należących do wystawców lub osób trzecich.
- Każdemu wystawcy zostaną zapewnione co najmniej 3 spotkania matchmakingowe. Zasady organizacji spotkań matchmakingowych:
a) spotkania matchmakingowe zostaną zorganizowane z partnerami (firmami lub instytucjami biznesowymi), z którymi kontakt może dla wystawców przynieść ewentualne korzyści. Każdy partner, z którym zostanie zorganizowane spotkanie matchmakingowe, musi pochodzić (mieć siedzibę) spoza województwa małopolskiego i nie może mieć oddziału na terenie województwa małopolskiego. Dwa spotkania matchmakingowe dla każdego wystawcy odbędą się z partnerem zagranicznym, tzn. takim, który siedzibę ma poza granicami Polski i nie ma oddziału czy spółki zależnej na terenie województwa małopolskiego,
b) Wykonawca zaproponuje partnerów, którzy muszą spełniać wskazane w lit. a) wymagania oraz uzyskać akceptację wystawcy, dla którego zaproponowany został partner. Jeśli Wykonawca nie uzyska akceptacji, musi zaproponować innego partnera. Jeśli druga propozycja również nie uzyska akceptacji, Wykonawca zaproponuje kolejnego partnera. Jeśli druga propozycja nie uzyska akceptacji wystawcy, wystawca będzie musiał wskazać partnera, z którym chciałby się spotkać. Jeśli wystawca nie wskaże takiego partnera, musi skorzystać z propozycji Wykonawcy lub zrezygnować ze spotkania – w takiej sytuacji spotkanie uznaje się za odbyte,
c) każdy wystawca w każdym momencie może wskazać partnerów (maksymalnie 3), z którym chciałby się spotkać, jednak muszą oni być dostępni na danym wydarzeniu targowym. W takiej sytuacji Wykonawca podejmie wszelkie możliwe kroki, aby takie spotkania zorganizować. Jeśli Wykonawcy nie uda się zorganizować spotkania z partnerem wskazanym przez wystawcę, wystawca może wskazać na to miejsce jednokrotnie innego partnera. Jeśli Wykonawcy nie uda się zorganizować ponownie spotkania ze wskazanym partnerem ze względów niezależnych od Wykonawcy (np. niechęć partnera, niedostępność partnera na wydarzeniu targowym), wystawca musi zaakceptować propozycje Wykonawcy lub zrezygnować ze spotkania – w takiej sytuacji spotkanie uznaje się za odbyte,
d) wszystkie spotkania matchmakingowe odbędą się w specjalnie przygotowanej w tym celu przestrzeni targowej w trakcie trwania wydarzenia targowego; jeśli wystawca wyrazi wolę organizacji spotkania w innym miejscu lub innym czasie (nie wykraczającym poza dni, w których odbywa się wydarzenie targowe) np. wieczorami w restauracji, Wykonawca zorganizuje takie spotkanie. Spotkanie takie nie może jednak wiązać się z dodatkowymi kosztami ze strony wykonawcy (np. opłaty hotelowej, dodatkowych kosztów transportu, kosztów restauracji).
IV. OBOWIĄZKI I PRAWA WYSTAWCY - Wystawca zobowiązuje się wyznaczyć od 1 do 3 osób reprezentujących go na stoisku w godzinach trwania GREEN POWER – Międzynarodowe Targi Energii Odnawialnej, a ustaloną liczbę wskazać w dokumentach rekrutacyjnych.
- Wystawca oświadcza, że wyposażenie i wszelkie ruchomości wnoszone przez niego na teren wystawowy i będące w jego użytkowaniu w dniu wydarzenia nie będą umieszczane w ciągach komunikacyjnych ani nie będą utrudniać lub uniemożliwiać bezpiecznego poruszania się odwiedzających przestrzeń wystawienniczą.
- Wystawca oświadcza, że sprzęt wnoszony przez niego do przestrzeni wystawienniczej i będący przedmiotem prezentacji nie stanowi zagrożenia dla zdrowia i życia pozostałych uczestników targów oraz że ponosi pełną odpowiedzialność za jego dozór podczas trwania imprezy.
- Wystawca oświadcza, że będzie stosował się do zasad, regulaminów i poleceń porządkowych obowiązujących na GREEN POWER – Międzynarodowe Targi Energii Odnawialnej.
- Wystawca zobowiązuje się do opróżnienia stoiska wystawienniczego niezwłocznie po zakończeniu GREEN POWER – Międzynarodowe Targi Energii Odnawialnej.
- X. Wystawca, za stwierdzone po zakończeniu GREEN POWER – Międzynarodowe Targi Energii Odnawialnej braki w wyposażeniu udostępnionego stoiska wystawowego lub jego uszkodzenie, może zostać zobowiązany do zapłacenia wykonawcy kwoty stanowiącej równowartość aktualnej ceny rynkowej zaginionego lub uszkodzonego wyposażenia lub kosztów doprowadzenia go do stanu pierwotnego. Kwestie roszczeniowe będą regulowane bezpośrednio między wystawcą konkretnego stoiska a Wykonawcą.
- W przypadku, gdy wystawca nie może wziąć udziału w GREEN POWER – Międzynarodowe Targi Energii Odnawialnej ma obowiązek poinformowania o tym fakcie Wykonawcy minimum 14 dni przed wydarzeniem. W takim wypadku na zwolnione miejsce zakwalifikowany zostanie kolejny pod względem zdobytych punktów wystawca.
- W związku z sytuacją pandemii Osoby reprezentujące Wystawcę, podczas wszystkich dni wydarzenia targowo/wystawienniczego do którego Wystawca się zakwalifikował, zobligowane są do przestrzegania zaleceń sanitarno-epidemiologicznych Głównego Inspektora Sanitarnego i Ministra Zdrowia oraz głównego organizatora wydarzenia m.in. używania maseczek ochronnych, rękawiczek jednorazowych, płynów dezynfekcyjnych zapewnionych przez Województwo Małopolskie. Ponadto każda osoba reprezentująca Wystawcę podczas wydarzenia zobligowana jest do zachowywani zalecanych odległości względem innych osób.
V. PRZEPISY KOŃCOWE - Pytania związane z niniejszym regulaminem oraz wydarzeniem targowym proszę kierować do:
GMSynergy sp. z o.o. sp. komandytowa, ul. Tuszyńska 67, 95-030 Rzgów, tel. +48 42 639 80 99, kom. 605149422, 605040104, fax. +48 42 639 71 58, e-mail: info@gmsynergy.com.pl - Realizator zastrzega sobie prawo do zmiany postanowień niniejszego regulaminu. Ewentualne zmiany zostaną niezwłocznie zamieszczone na stronie www.innowacyjna.malopolska.pl
Kraków, dnia 16.09.2020 r.